テレビ会議を導入しよう

人と人とのコミュニケーションを距離・時間に関係なく成立させるのが、テレビ会議なのです。ウェブ会議、インターネット会議ともいわれます。インターネットの進化とともに、テレビ会議も進歩・発展し、人間が移動しなくて済む会議を開くことができるようになりました。

テレビ会議とは、インターネットに接続できる環境下であれば、どこでも誰とでも、テレビ会議にアクセスすることで打ち合わせができることです。遠方にいる人や打ち合わせの都合が合わない人など、コミュニケーションをする上での妨げになる距離・時間を解消できる「会議室」として、広く一般に普及・浸透しています。テレビ会議のメリットや、使用される機器など、テレビ会議について全般的な説明を行っていきます。

テレビ会議で使うパソコンに、カメラとマイクが内蔵されていればそれを利用できます。無い場合は、家電量販店などで市販されているカメラとマイクだけです。カメラは、ＷＥＢカメラです。マイクは、ヘッドセット型が良いでしょう。テレビ会議は、特別な専用機器を必要としません。だから、自宅でも会社でもどこでも、テレビ会議ができます。

テレビ会議で使う機器は、パソコンにカメラとマイクが接続されていればよいので、ソフトウェアも専用プログラムを必要とせずに、インターネットを介して、テレビ会議システムが構築されています。これも、設備費用を考えますと、高額なプログラム費用を必要としない、有効なＩＴ技術といえます。それも普及する一因になっています。

テレビ会議の参加者が、その会議の内容（資料や議事）を参照したり、自分の意見を書き込んだり。会議に参加する手段として、「ホワイトボード」なる機能があります。文書ファイルをテレビ会議の画面上に画像として表示しますので、だれもが閲覧できます。また、その資料に対して、その資料に直接書き込みをして、より伝達ポイントを明確することもできます。

会議には、議事録がつきものです。テレビ会議の議事録は、会議内容全部をそのまま録画することもできるます。そして、会議のポイントとなる箇所だけを録画することもできるのです。会議内容全部は、参加できなかった人や閲覧したい者のために期間を決めて保存し、ポイントだけを議事録として保存するなど、使用方法は色々です。

テレビ会議の前に、テレビ電話を使って打合せ事項や、連絡事項などを事前打合せすることがあります。会議室を使うまでもない小会議は、机の上のＰＣに向かいＷＥＢカメラヘッドセットで会議をします。これであれば、自宅で仕事されている人も、会議に参加することも打合せすることも可能になります。テレビ電話を接続できる機能は、優れものです。

テレビ会議の大会議とは、大型スクリーンを使って会議室や講堂で行います。セミナーやライブなども含まれます。大型スクリーンを使用するときに大事なことは、映像の画質や音声品質です。高画質やクリアな高音質を望む場合は、テレビ会議での専用機器が必要になります。特にライブなどを配信する場合は、高品質の画像に高音質が要求されます。

テレビ会議の時間課金制は、おもにテレビ会議システムの導入テストでの料金と考えることができるかもしれません。定額制では一ヶ月単位で、テレビ会議を導入するあたって、展示場等での使用でその会議システムを判断しなければなりません。しかし、時間課金制があると、実際に自社に導入して、自社に合っているかどうかの本格的なテストが出来ることです。

テレビ会議の完全定額制について、テレビ会議システムが決まると費用に関しても決めないとなりません。定額制もテレビ会議システムでは、大きくふたつになります。ひとつは、ＩＤで管理するタイプで、もうひとつは会議室（ルーム）で管理するタイプです。ＩＤでの管理は、ひとつのＩＤに対して定額料金となり、一ヶ月の費用は人数Ｘ料金となります。会議室で管理は、会議室ひとつに対しての定額料金で、この会議室に何人でも参加できます。